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一般財団法人世田谷トラストまちづくり プライバシーポリシー(個人情報保護方針)

平成28年7月1日制定
一般財団法人世田谷トラストまちづくり
理事長 春日 敏男


 一般財団法人世田谷トラストまちづくり(以下「財団」という。)は、みどりや住まい等のまちづくりの専門性を活かし、世田谷区民主体による良好な環境の形成および参加・連携・協働のまちづくりを推進し支援しております。こうした活動を通じて財団は数多くの個人情報を取り扱っており、個人情報を適切に保護し個人の権利および利益を確保することは重要な社会的責務と考えております。財団は、以下に掲げる財団自らの個人情報保護規律を規範とし、それを実践するための体制を確立し、財団の事業遂行の中において堅固な保護・管理体制を定着させることを宣言いたします。

1. 個人情報の取得・利用・提供等について

①個人情報を取得する際は、その利用目的をできる限り明確に特定し、その目的達成に必要な限度において適法かつ公正な手段を用い、同意を得て取得します。
②個人情報を利用する際は、本人に明示、通知、または公表した利用目的の範囲内に限定し、それに反する目的外利用を行なわないための措置を講じます。
③個人情報を第三者に提供またはその取扱いを委託する際は、本人が同意を与えた利用目的の範囲内で、適法にこれを行います。

2. 安全対策の実施について

個人情報の正確性およびその利用の安全性を確保するため、情報セキュリティ対策を始めとする安全措置を構築し、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失または毀損等の的確な防止とセキュリティの是正に努めます。

3. 苦情および相談等に対する適正な対応について

本人からの苦情および相談があった場合には、適切かつ迅速に対応いたします。また、個人情報を提供された本人の権利を尊重し、本人から自己情報の開示、訂正、削除、または利用もしくは提供の停止等を求められたときは、適法かつ遅滞なく応じます。

4. 法令・指針・規範の遵守について

適正な個人情報保護の実現のため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。

5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

個人情報保護マネジメントシステムの運用状況について定期的に監査し、それを維持し、継続的に改善し、個人情報の保護水準の向上を図ります。

個人情報に関するお問合わせ窓口
一般財団法人世田谷トラストまちづくり 個人情報保護担当
 電話:03-6407-3300 E-mail : stm.office@setagayatm.or.jp

個人情報利用目的の公表および開示等の手続きについて

1. 個人情報の利用目的

財団は、個人情報を下記の業務につきその利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

(1)ご本人から直接書面取得以外で取得する場合の利用目的

分類 利用目的
1 電話等の口頭にて聴取する当財団の利用者情報 「せたがやの家」等の施設管理および入居者管理、イベントの参加申込み
2 世田谷区等の市区町村から取得する取引先等の情報 受託事業の履行、連絡・問い合わせ

(2)開示対象個人情報の利用目的

分類 利用目的
1 トラスト事業に関する会員情報等 賛助会員管理・会費の徴収、広報物の発送、商品の発送業務・請求、緑化事業等の応募者の資格確認・連絡・情報提供、事業等の案内・参加可否通知の発送、事業等の実施当日の受付・連絡、事業を企画する際に必要な事項の提供・問い合わせ
2 まちづくり事業に関する情報希望者等の情報 まちづくり情報希望者への情報提供、まちづくり啓発行事参加者への連絡・情報提供、まちづくりの調査・研究に対する協力者への連絡・情報提供者、公益信託世田谷まちづくりファンド応募者の資格確認・連絡・情報提供、まちづくり専門家派遣業務に係る受付・情報提供・専門家資格の確認、図書購入者への図書送付および請求
3 せたがやの家管理事業に関する入居希望者等の情報 入居資格の確認、賃貸借契約の締結、保証人の確認、入居者負担額・助成金の決定、入居者負担額収納・敷金返還に係る口座情報の確認、緊急対応、住宅に係る各種相談への対応・連絡、住宅施設維持管理に係る連絡、住宅退去に伴う連絡
4 住まい相談および入居支援事業に関する相談者等の情報 住宅に関する各種相談事業の受付・対応
5 駐車場事業に関する駐車場の契約者等の情報 駐車場契約者の管理、利用料の徴収
6 取引先情報 各種業務委託に関する取引先との契約、業務連絡
7 採用応募者に関する情報 当財団における採用業務の履行
8 当財団の職員情報 人事、労務管理および各種セキュリティ措置の運用

2. 開示等の求めに応じる手続き

財団は、保有する個人情報の本人またはその代理人(法定代理人または委任に基づく代理人)から「利用目的の通知、個人情報の開示、訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者提供の停止の求め」(以下「開示等の求め」という。)につき、以下の手続きにより受付対応いたします。

開示等の求めの申し出先
開示等の求めは、下記の窓口宛に所定の書式「開示等の求めに関する請求書」に必要書類を添付の上、郵送にてお送りください。なお、郵送以外でのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承の程お願いいたします。
   申し出先 〒155-0031東京都世田谷区北沢2-8-18
          一般財団法人世田谷トラストまちづくり 個人情報保護担当 (電話:03-6407-3300)

開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
ご本人がご自身を識別できる開示対象個人情報についての開示等を求める場合は、上記(開示等の求めの申し出先)に申し出ください。開示等の求めに際して提出すべき書面の様式として「開示等の求めに関する請求書」をお送りいたしますので、必要事項をご記入の上、必要書類を添付して申し出先まで提出してください。

本人又は代理人であることの確認方法
ご本人を確認できる書類の写し(免許証の写し等)の添付をお願いします。なお、本籍地の記載のある書類の写しについては、当該部分を判読出来ないまで黒く塗りつぶしてください。また、当該書類は本人の確認の後に回答書と一緒に返却します。なお、代理人がご請求される場合には、ご本人および代理人の身分証明書の写し並びに委任状の添付をお願いします。

開示等の求めに際し、「本人の知り得る状態に置くべき事項」
1.事業者の名称
   一般財団法人世田谷トラストまちづくり
2.個人情報保護管理者の所属および連絡先
    住まいづくり課 総務係 (電話:03-6407-3300)
3.開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先
   一般財団法人世田谷トラストまちづくり 個人情報保護担当(電話:03-6407-3300)

3. 個人情報の取扱いに関するご相談・苦情について

財団の個人情報の取扱いに関するご相談や苦情等のお問い合わせについては、下記の窓口までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。
    一般財団法人世田谷トラストまちづくり 個人情報保護担当 (電話:03-6407-3300)
    E-mail : stm.office@setagayatm.or.jp

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